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博士德空调电器管理软件

博士德应空调分销商发展需求,规范区域分销管理,协助下级分销深度扩展,从提升区域空调品牌总代管理能力:加强客户管理、规范业务流程、提高售后服务质量、严把财务控制等方面出发,研发出针对空调行业分销网络管理系统,此系统在部分区域已经成功应用于空调品牌区域总代,为期管理的规范与提高起到了不可忽视的作用。

  • 行业背景
  • 行业特点
  • 软件介绍
  • 技术特点
  • 账户管理
  • 典型客户

随着全球温度的不断攀升,空调已经成为人类必备的生活用品,中国应对经济危机,在去年推出家电下乡政策后,各大厂家在农村市场取得了优异的成绩。针对此良好的经济促进形式,2010年两会中,政府提倡继续加大深入家电下乡政策。空调各大品牌也已纷纷加大市场宣传投入,从中央电视一套黄金时间段广告,我们就有明显的感受,2010年空调行业将会有更大的突破。面对众多品牌的竞争,各厂家都在加强、完善自身渠道建设,发展并规范各种类型的合作伙伴,推出各种优惠政策鼓励分销商的触角走向负责区域每一个角落。

博士德应空调分销商发展需求,规范区域分销管理,协助下级分销深度扩展,从提升区域空调品牌总代管理能力:加强客户管理、规范业务流程、提高售后服务质量、严把财务控制等方面出发,研发出针对空调行业分销网络管理系统,此系统在部分区域已经成功应用于空调品牌区域总代,为期管理的规范与提高起到了不可忽视的作用。

一、空调行业特点

1.         空调分销行业组织架构

地区总代在建立自己专卖店的同时,按照地域为原则发展下级分销商,以覆盖更多的区域来实现更多的销售。其中专卖店中不包括苏宁等大型商场的店。作为工程部是专门运作项目,类似于团购业务的客户,如统一采购的单位、精装修的小区、商务楼等批量采购的客户。

2.         商家行业客户特点与销售模式

      分项

分类

特点

管理重点

销售模式

个人客户

量大,单次消费占多数

要求服务、售后质量高

空调销售单

工程客户

量小,单大,重复消费较高

关系维护,业务方案复杂

工程销售单

下级分销商

业务、服务、资金往来复杂

要求业务支持、资金管理到位

空调批发单

部分特殊业务模式:

A.       按商品及库存的性质分为2类:第一,空调单;第二,小家电单

B.        如果出售商品为空调的话,为空调单,空调单分从本地出库(样机)和从总部出库。

C.        如果是小家电的话,为小家电单,可直接从本地出库。

3.         进货模式的分类

按商品分为空调进货单和小家电进货单。

A.       空调进货单要分为订货单和进货单。并且能知道订货未到货信息。

B.        小家电进货,店面做申请,由总部审核,统一订货。

4.         业务处理流程

A.       空调机销售的业务处理流程(针对个人业务)

               

                                     

B.       

工程申请单

审核、批准

工程机合同

审核、批准

工程机销售单

发货、安装

未通过,修正

未通过,修正

工程机销售业务处理流程(针对统一采购、项目业务)

C.        批发单的业务处理(针对下级代理或加盟店业务)

对于下级代理商及加盟店,我们需要衔接财务数据,了解预付款情况、欠款情况。此单无需安装,售后无需衔接此单派工安装。

5.         库存及商品信息

A.       库存分布:各个店面及各个部门公用总部的空调库存信息,各个店面又有自己的空调库存信息(样机)、小家电库存信息。

B.        商品:在节假日时期可促销,每个机型的促销额可灵活设置。赠品的使用与禁用可以灵活控制。

6.         资金往来

总部负责进货、定价。各个店面负责销售,并且店面较为分散,这就需要店面定期将资金转入到总部中或者由总部每天到各个店面去收取。

二、管理重点

1.         客户管理部分:根据交易次数直接决定对客户信息的重视程度。对于一次性交易的家庭客户,需要建立什么样的客户档案?对于多次交易的客户,又需要建立什么样的客户档案?店面做销售单时,怎样简便又快捷的添加客户信息档案,做到:第一,信息不会少;第二,送货和安装又能及时了解哪些客户什么时间需要送货和安装,优化送货和安装行程。客户如果退货又能怎样快捷、方便的找到客户信息、销售信息等等都需要对客户管理进行不同的处理策略。

2.         业务衔接部分:下级分销商、专卖店、加盟店及公司各部门都是不同地域的分散经营。而作为总部需要采取集中管理,实时掌握各机构相关信息,并且部分信息需要有级别的共享,以方便各机构开展正常业务,如:客户信息、库存信息、促销活动信息等。这就为不同的业务模式流程衔接提出了行业性的要求。

3.         资金帐款部分:总部不仅要实时知道各机构的经营情况,也要实时获取各机构的现金金额及银行卡中的金额情况。对于各机构在规定的时间段根据销售情况应转多少款给总部,总部需要实时把控,以充分提高资金利用率。

博士德公司在深入了解行业特性的基础上,根据空调行业管理的重点,研发出以客户为中心,资金帐款为纽带,从客户接待登记、购机选型、仓库管理、货物配送、售后安装、信息反馈厂家等业务环节为核心流程,为企业提供综合性的统计分析数据,满足企业日常管理的同时,给企业经营分析提供有力的帮助。

一、软件业务流程图

   

二、店面管理部分

1.   单据管理

l  单据包括空调销售开单、空调销售退货单(出库前退货、出库后退货)、小家电销售开单、小家电退货单、小家电进货申请单、小家电进货退货单、小家电调拨单、店面转款单。

l  在做空调销售单的时候,根据客户的具体情况可以手工输入地址、电话、联系人等,也可以在原来的客户信息里进行选择。

l  销售单里包括销售金额、定金、收款金额、余额等,收款金额可以进行修改。

l  在做空调销售单的时候,在选择商品的时候,可以查询到此商品的实际库存数量和帐面库存数量。

l  在做空调销售单的时候,发票号可以在单据过帐后再填写、修改发票号。

l  在做空调销售单的时候,在选择预约送货日期的时候,可以看到选择日的送货情况以及当日的送货量,如果超过当日的送货量,系统提示当日已安排满,也可以强制安排。

l  在做空调销售单的时候,在选择预约安装日期的时候,可以看到选择日的安装情况以及当日的安装量,如果超过当日的安装量,系统提示当日已安排满,也可以强制安排。

l  在做空调销售单的时候,可以根据实际情况对空调平台选择有或者无。

l  在做空调销售单的时候,可以根据每个空调设置使用专有账户和促销账户的最高金额。促销账户和专有账户可以设定启用或者停用。

l  在使用授权账户的时候,需要输入管理员设定的授权码,此授权码是可以每天进行变动的。

l  在做空调销售单的时候,可以控制赠品的使用时间和每个店的使用数量。

l  空调销售开单的时候,店面结算不减少实际数量,只减少帐面数量,实际出库的时候减少实际库存。

l  所有的销售退货单,可以调出原销售单。

l  小家电销售结算,商品直接出库。

l  关于退货,如果退货有折价情况,则在利润中体现出盈利。

l  前台在每天存钱的时候,查询所有未存款的单据,并且根据当次实际存款情况打勾,统计打勾金额,打印、存款、并且做转款单。每天的转款包括全额未转款明细、订金未转款明细、余额未转款明细,转款后,应打印全额转款明细、订金转款明细、余额转款明细等。

l  当财务收款或者看到对应的银行对帐单后,对转款单进行审核。

l  允许负库存销售。

l  查询每一张单据的状态,包括未送、在途、已送、、已派工、卡收回、卡发出、完成等。

2.   报表查询

l  销售单查询:可以按销售单的类型、客户名称、商品名称、商品编码、时间段、货款票情况等进行查询。

l  销售退货单查询:可以按销售退货单的类型、客户名称、商品名称、商品编码、时间段、货款票情况等进行查询。

l  进货申请单查询:可以按供应商名称、商品名称、商品编码、时间段、订货情况等进行查询。

l  进货单查询:可以按供应商名称、商品名称、商品编码、时间段、货款票情况等进行查询。

l  进货退货单查询:可以按供应商名称、商品名称、商品编码、时间段等进行查询。

l  库存查询:可以查询本店的库存数量、总的库存数量、本店的礼品数量等。

l  可以查询本店的所有账户余额等。

l  所有的报表查询的时候,都可以根据字段进行升降序的排序。

三、工程机管理部分

1.   单据管理:工程机申请单、工程机合同单、工程机销售单。

2.   业务查询根据客户的具体情况,填写工程机申请单。

l  工程部负责人看到申请单后,进行审核、回复,如果同意,则继续下一步,如果看到有重复,则通知已经有人申请,此单停止。

l  登录人员看到回执没有问题,根据和客户谈的情况,填写合同单。填写完以后,提交审批。

l  审批完成后,转销售单。

l  销售单上包括申请单号、合同单号、销售单号、申请人、申请单审批人、合同审批人、备注等。

四、批发管理部分

1.   批发单据:批发销售单

l  批发包括正常机批发、特价机批发、工程机批发、返利机。

l  正常机享受返利,特价机、工程机不享受返利。

l  返利帐户提取的任何机型不享受再次返利。

2.   批发查询:

l  查询每个批发客户的总的提货情况。

l  查询每个批发客户的正常机、特价机、工程机的提货情况。

l  查询正常机、特价机、工程机的每个客户的提货情况。

       l查询每个客户的每个帐户的金额。

五、仓储管理部分

a)单据管理:包括进货订单、进货单、出库单

l  根据厂家的发货和公司实际的到货情况,做进货入库单,可以关联之前做的进货订单。

l  根据前台销售开单的情况,关联前台的销售开单,进行出库。

l  根据批发销售开单的情况,选择批发销售开单,根据实际的销售开单的发货数量,进行出库。

b)报表查询:

l  查询每天的送货工作量。

l  根据前台开单的情况,电脑自动提醒每天要送货的单据。

l  可以根据开单日期、送货日期、送货地区等进行排序查询。

l  调出要送货的单据进行选择送货人、查看单据上商品的实际数量和帐面数量、打印,打印的时候,只有数量,没有单价。

l  点击出库的同时,相应的减少库存实际数量。

l  每天的送货量可以手工输入,每安排一次,都会相对应的减少。

l  送货后发短信回复此单已送。

六、售后服务部分

a)售后服务单据:售后派工单、安装卡回收单、安装卡寄出。

l  根据前台开单情况、送货情况做派工单。

l  当安装工上交安装卡的时候,做安装卡回收单。

l  安装卡寄回工厂的时候,做安装卡寄出。

B)售后服务查询:

l  根据店面指定的安装时间和送货情况,自动生成需要派工的提醒。

l  可以根据送货时间、用户要求时间、销售时间、小区等进行排序、归类、查询。

l  指派安装人员、打印派工单。

l  根据安装人员上交的安装卡的情况,选择对应的产品的安装卡状态,默认为未收。如果上交的话,改为已收。

l  如果要把安装卡发到格力总部,则做发货,相对应安装卡的库存数量要减少。

l  可以实时的查询安装卡的数量。

l  统计每个安装工某一个时间段的工作量。

l  每天的安装量可以手工输入。

l  一个产品可以选择派工员多名。

七、财务管理部分

a)财务单据:收款单、付款单、转款单。

l  在收到批发商或者客户的钱的时候,做收款单。

l  在付款给厂商或者付其它款的时候,做付款单。

l  转款单,同资金账户管理里的转款单。

b)财务报表查询:

l  应付帐款明细帐。

l  应付帐款总帐。

l  应收帐款明细帐。应收帐款总帐。

八、综合查询分析

1.         销售报表:统计每月每天的销售数量、销售金额、成本、利润、及每天的销售比重和毛利比重。

2.         进货汇总报表:实时统计时间段的进货情况。

3.         销售汇总报表:统计各个机型时间段内的销售情况及成本、利润。

4.         应收款报表:实时统计各个客户的收款情况。

5.         应付款报表:实时统计各个供应商的付款情况。

6.         经营情况报表:实时统计各种收入、费用支出及利润情况。

九、短信管理  

1.         内部短信管理

l  在发短信的时候,可以选择操作员或者部门,进行短信群发。

l  保留所发的短信,并且查询到以前发短信的记录。

l  内部短信博士德公司必须购买一个账号。

2.         外部短信管理

l  选择客户列表里的客户进行短信群发

l  直接输入手机号码进行短信群发

l  查询历史发送过的短信

l  查询余额

一、应用逻辑方面

1.         进销存、售后、财务管理一体化:使企业的物流、资金流、售后等有机地关联在一起,通过经济业务的驱动,将原来离散、静态、滞后的管理变为流畅、动态、面向过程的管理。

2.         简单、易用:简单易用的傻瓜化操作,只要懂生意就能全面管帐。使用者只需输入每天发生的业务凭证,系统就自动分类、汇总和统计,实现全面的库存、资金、往来、费用、收入、成本等查询和分析。

3.         应用灵活:根据中小企业用户的实际应用需求不同,在用户配置、审核级数、商品编号、单据格式等诸多方面可以作一些自定义。

二、技术应用方面

1.         架构:成熟、稳定的B/S结构产品,真正基于internet的实时系统。

2.         实施:周期短、磨合快,7-30天即可完成实施,并迅速投入使用。

3.         操作:易用实用,员工在实际应用中很容易上手,手操作者电脑知识要求较低。

4.         维护:客户端无须安装软件,系统维护方便。

5.         安全:可以通过网卡MAC地址进行设置登录的地址、登录的时间等。

一、账户的设置

各个公司的账户:每个公司保护5个账户信息:现金账户、正常账户、促销账户、专有账户、授权账户。

二、账户管理的思想

1.         整体思想:每个空调规定一个价格,在销售的时候都不能低于这个价格销售,如果低于这个价格就要到相应的账户中取出相应的差额。总之,无论收客户多少钱,如果低于这个价格就要想办法凑够这个规定的价格。如果高于这个价格,就要将高出的部分存入相应的账户,等待低于的时候再取出,或者将高出的部分作为绩效考核各个分店。

2.         促销的思想:各个公司都有一个促销账户,各个商品都有一个促销金额上限(即商品的降价最大额度),促销时期,将促销账户放开,就可以从此账户中取出不超过上限的金额。实现促销时期的促销管理

3.         增加交易量的思想:我们每个空调都有一个设定的价格,在做销售的时候,都不能低于这个价格,如果客户给出的价格低了怎么办呢?就不成交了吗?为了解决这个问题,我们提出了这样一个管理思想:客户是多样化得,我们向客户报价,报出高于规定价格的价格,客户如果觉得可以,成交。这样咱们就得到了一部分高出规定价格的金额,我们将高出的部分金额存入到专有账户中,等待低于咱们设定价格的客户。每个空调又有专有账户上限,避免了如果专有账户中有大量金额,而让客户免费拿一台机子的情况。如果专有账户中有金额,那么低于设定价格的客户就可以使用部分专有账户金额。这样,就达到了这样一个目的:总体上每台空调出库都必须不能低于一个设定的价格,但是在个体上我们又能进行灵活的控制。从而增加总体的成交量。

4.         各个账户的特点及解决的问题

现金账户:记录客户现金消费额及账户总额。

正常账户:记录客户刷卡消费额及账户总额。客户结算时现金账户和刷卡账户合计为实际收款总额。

促销账户:记录给客户的促销额度及账户总额。

专有账户:记录销价差额及账户总额。如果是高于设定的价格,我们向此账户中存入高出的金额,如果是低于设定的价格,我们也可以从此账户中取出部分金额,但是此账户的金额不允许为负数。

授权账户:此账户只要有授权码,就可以取出任意金额。

三、账户与商品结合能解决的问题

1.         能够增加交易量:我们举例说明一下。

前提:假设我们使用各个账户的顺利为:现金账户、促销账户(禁用)、专有账户、授权账务、正常账户。规定的售价为2000元。促销上限为100,专有为50。各个账户初始金额为0

例:客户出现金 2100元买入。则我们向现金账户存入2100,因为促销账户禁用,所以不存入,再向专有账户中存入100。这样各个账户金额为:现金账户,2100;促销账户,0;专有账户100;授权账户,0;正常账户,0。下一个客户来了,客户出现金1950买入。则我们向现金账户存入1950,因为促销账户禁用,所以不存入,再向专有账户中取出50。这样各个账户金额为:现金账户,4050;促销账户,0;专有账户50;授权账户,0;正常账户,0。下一个客户来了,是老板的朋友,客户出现金1000买入。则我们向现金账户存入1000,因为促销账户禁用,所以不存入,再向专有账户中取出50。授权账户取出950(需要密码), 这样各个账户金额为:现金账户,5050;促销账户,0;专有账户0;正常账户,0;授权账户,-950。如果还有客户需要专有账户的钱,对不起,里面已经没钱了,不能再取出。这样我们就做到了总体上每台空调出库都必须不能低于一个设定的价格,但是在个体上我们又能进行灵活的控制。从而增加总体的成交量。

各个账户的特点及区别:现金账户为收现金情况,正常账户为刷卡情况。这2个账户的合计为收款金额,可灵活设置他们的先后顺序。专有账户:当高于规定售价时存入高出部分,当少于规定售价时,取出,但是此账户金额不能为负数。促销账户:促销时期用此账户解决促销问题,跟专有类似,但是没有金额不能为负数的限制。授权账户:与专有和促销账户的区别是可以随意取出金额,没有上限限制,但是需要密码。

2.         账户金额明确

通过以上的例子,我们可以清楚的知道各个店面实时的现金情况、刷卡情况。通过促销账户、专有账户、授权账户又能实现更加灵活的管理,及考核。

1、连云港格力空调总代理

    连云港恒信伟业电器销售有限公司成立于2009718日日,经营项目包括:格力家用电器、商用空调、暧通设备的批发、零售、设计、安装、维护、保养及相关信息咨询。

2、张家口宣化科海电器

   

张家口市科海电器有限公司是张家口地区最大的空调销售商家,是三星全产品在张家口地区的唯一指定代理商。本公司成立于1997年,注册资金100万,现有员工200余人,旗下的门店就有五家之多。凭借优质的产品,贴心的服务和专业的售后在业界有着较高的地位。每一次的成功交易和每一次的专业服务是“让中国知道科海”的每一小步,经过十多年的努力,科海在张家口地区已经迈出了一大步,成为了电器业的龙头企业之一,引领着本土的电器行业新浪潮。

2012年经过众多管理软件的筛选,最后与博士德成功牵手……